POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Dernier mise-à-jour: 20 septembre 2016Objectif
Canada Équestre, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « Loi »), est responsable de la protection des renseignements personnels recueillis auprès des individus pour ses propres fins.
La Loi s’applique à toutes les organisations qui utilisent, recueillent ou divulguent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales. Le terme renseignements personnels réfère aux renseignements concernant une personne identifiable, mais exclut le nom, le titre ou l’adresse d’affaire d’un employé d’une organisation.
Canada Équestre doit mentionner les motifs de la collecte de renseignements personnels, comment ces renseignements seront utilisés et s’ils seront communiqués à des tiers.
Canada Équestre recueille les renseignements personnels des personnes pour les raisons suivantes :
· La fourniture des services de Canada Équestre;
· La communication d’information à propos de Canada Équestre ou de ses partenaires; La conformité à la législation sur l’emploi ou à des fins d’emploi;
· La conformité aux politiques de Canada Équestre; Le prélèvement de frais;
· La conformité à la réglementation des organismes dirigeants; La détermination de l’admissibilité aux compétitions;
· La communication d’information en cas d’urgence.
Canada Équestre nommera des personnes responsables de veiller à ce que l’organisme se conforme à la Loi par l’élaboration, la mise en œuvre et la surveillance de la collecte et de l’archivage des renseignements personnels.
Politique
La protection de tous les renseignements personnels recueillis auprès des individus est hautement prioritaire pour Canada Équestre, en vertu des principes d’une gestion efficace des risques. Par le biais de procédures appropriées, l’organisme doit se conformer à chacun des principes suivants prévus par la Loi.
Consentement
Canada Équestre obtient le consentement par le biais de l’achat de services, de l’inscription aux programmes, de la mise en candidature aux postes de bénévoles, de l’embauche des employés ou de la conclusion d’ententes. Chaque document doit mentionner comment seront utilisés les renseignements recueillis.
Restrictions à la collecte de renseignements
Canada Équestre restreint sa collecte de renseignements personnels aux fins décrites aux présentes.
Restriction de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
À moins d’un consentement préalable à l’effet contraire, les renseignements peuvent être utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Canada Équestre conserve les renseignements aussi longtemps que requis. Elle doit s’abstenir de vendre, louer ou divulguer les renseignements à tout organisation ou individu, sauf en cas de nécessité aux motifs décrits plus haut ou lorsqu’exigé par la loi.
Les renseignements ne sont conservés que pour la période pour laquelle ils sont requis ou selon les exigences de la loi. Une fois cette période expirée, ils sont détruits intégralement afin de protéger la vie privée de la personne.
Exactitude
Canada Équestre doit maintenir les renseignements personnels exacts, complets et à jour. Le divulgateur est responsable de transmettre à Canada Équestre des renseignements personnels à jour.
Sauvegarde et sécurité des renseignements archivés
Canada Équestre doit prendre les mesures nécessaires à la protection des renseignements recueillis. Ceux- ci sont traités et archivés de façon sécuritaire et en toute confidentialité, avec accès rigoureusement contrôlé.
Transparence
Canada Équestre élaborera des politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels et les rendra publiques.
Accès aux renseignements personnels
À la suite d’une demande écrite, Canada Équestre doit fournir de l’information sur l’existence, l’utilisation et la divulgation de tous renseignements personnels relatifs à la personne qui en fait la demande. Toute personne est autorisée à vérifier l’exactitude et l’état complet des renseignements qui la concernent. Canada Équestre doit prévoir un formulaire standard à cette fin.
Plaintes
Canada Équestre doit prévoir un mécanisme simple et accessible en cas de plainte à l’égard de la conformité à la Loi.
Canada Équestre communique à l’occasion certains renseignements à son propos qu’elle juge importants. Si une personne préfère ne pas recevoir ces renseignements, elle doit en informer Canada Équestre par écrit à l’attention de l’agent de la protection de la vie privée, 308 promenade Legget, bureau 100, Ottawa (Ontario) K2K 1Y6.
Canada Équestre a formé un comité sur la politique de confidentialité. Les membres en sont les suivants : Chef de la direction
Secrétaire du conseil d’administration de Canada Équestre
Un bénévole en règle de Canada Équestre
Tierces parties
La communication des renseignements personnels est limitée aux tiers suivants : Sociétés d’assurances
Sociétés d’avantages
Sport Canada
Comité olympique canadien Comité paralympique canadien
Centre canadien pour l’éthique dans le sport Organismes directeurs de sport fédéraux ou provinciaux Ministères fédéral ou provinciaux de l’agriculture L’Association canadienne d’équitation thérapeutique Organisateurs de concours
Une attention particulière doit être accordée aux conditions de divulgation des renseignements relativement aux ministères de l’agriculture et autres organisme